RAPAT

Pengertian RAPAT :

•         Merupakan suatu bentuk media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka yang diselenggarakan oleh organisasi

•         Merupakan bentuk pertemuan antara para anggota di lingkungan kantor/organisasi sendiri untuk membicarakan, merundingkan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama.

•         Merupakan alat untuk mendapatkan mufakat, melalui musyawarah kelompok dan media pengambilan keputusan secara musyawarah untuk mufakat.

•         Merupakan komunikasi kelomok secara resmi

Menurut tujuannya

1.          Rapat Penjelasan

2.         Rapat Pemecahan Masalah

3.         Rapat Perundingan

Menurut sifatnya

–          Rapat Formal 

–          Rapat Informal 

–          Rapat terbuka

–          Rapat tertutup 

Menurut jangka waktunya

–          Rapat Mingguan

–          Rapat Bulanan

–          Rapat Semesteran

–          Rapat tahunan

Menurut frekuensinya

•         Rapat Rutin

•         Rapat Insidental

•         Rapat Kerja

Prinsip Dasar Menyiapkan Rapat

•         WHY

•         WHAT

•         WHO

•         WHERE

•         WHEN

•         HOW

Syarat Rapat yang Baik

•         Suasana rapat terbuka

•         Tiap peserta rapat berpartisipasi

•         Selalu mendapat bimbingan dan pengawasan

•         Hindari perdebatan

•         Pertanyaan yang disampaikan singkat dan jelas

•         Hindari terjadinya monopoli

Fungsi Peserta Rapat

•         Sebagai penyumbang pendapat

•         Sebaga pembuat kesimpulan

•         sebagai penyumbang data

•         Sebagai penerima hasil keputusan

•         Sebagai pembantu pimpinan

Tata Urutan Penyelenggaraan Rapat

•         Persiapan Rapat

•         Pelaksanaan Rapat

•         Setelah Rapat

Tahap persiapan rapat meliputi kegiatan-kegiatan

–          Menyusun agenda

–          Membuat undangan

–          Menyiapkan perlengkapan rapat

–          Merencanakan venue rapat

–          Menyiapkan Akomodasi, Konsumsi dll

Agenda Rapat  :

Daftar atau program dari berbagai masalah yang akan dibicarakan dalam suatu rapat
. Undangan Rapat

•         Hari /Tanggal pelaksanaan rapat

•         Tempat rapat

•         Acara rapat / Agenda rapat

•         Pengesahan /penanggung jawab rapat

•         Aturan-aturan khusus berkaitan dengan rapat

Tempat Penyelenggaraan Rapat

•         Cahaya/penerangan

•         Ventilasi udara

•         Alat Pendingin Udara /AC

•         Pengaturan tempat duduk

•         Ukuran ruangan

•         Fasilitas yang tersedia/sarana dan prasarana ruangan

•         Perlengkapan rapat (microphone wireless, Whiteboard, LCD projector, Scren/layer, OHP, Tape recorder/video player, computer, Fipchart

Menyiapkan Venue rapat

•         Pengaturan meja

•         Pengaturan tempat duduk, yang dapat disusun dengan bentuk : L, U, T, lingkaran, empat persegi panjang, kelas, setengah lingkaran, Oval, teater, dll

•         Dekorasi

•         Sound system

•         Lay out peralatan alat Bantu presentasi

Perlengkapan Rapat

•         Kertas kerja

•         Alat tulis-menulis

•         Kartu nama peserta (Name tag)

•         Daftar hadir peserta

•         Minuman dan permen yang diletakkan di meja rapat

•         Tempat penitipan barang peserta rapat

•         File-file yang dipakai sebagai data dukung permasalahan

TUGAS SEKRETARIS PADA SAAT RAPAT

Tugas utama seorang sekretaris di dalam rapat adalah menyiapkan rekaman akurat dari kegiatanrapat dan menulis notulen atau catatan yang permanent dan resmi.

Tugas sekretaris Setelah Rapat Selesai

•         Pembuatan dan pengesahan notulen

•         Tindak lanjut dari hasil keputusan rapat

•         Pembayaran atas biaya-biaya penyelenggaraan rapat misalnya : sewa ruangan, konsumsi, sewa peralatan dll

•         Mengurus pengembalian ruangan yang telah digunakan

•         Distribusi notulen

•         Membuat surat Ucapan terima kasih pada nara sumber

•         Dokumentasi hasil keputusan dan file-file rapat

•         Penjadwalan agenda rapat yang akan datang