ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN ORGANISASI KEMAHASISWAAN

Sekretarismu sangat menentukan keberhasilan rencana-rencanamu dan

kalau saja dia mau, bisa saja dia menghancurkanmu lebih cepat

daripada pesaing-pesaingmu ataupun aturan-aturan lainnya” ~ pram220509

~*~

“Salah satu elemen dalam kegiatan kemahasiswaan adalah kesekretariatan atau populer dikenal sebagai tugas seorang sekretaris. Bidang yang satu ini sangat identik dengan hal-hal yang berbau administrasi, surat-menyurat dan hal-hal lain yang sering dianalogikan tugas juru ketik yang dengan mulianya mengurusi surat, arsip, membuat proposal, menyelesaikan laporan pertanggung jawaban dimana keseluruhan kegiatan tersebut adalah salah satu unsur penunjang pelaksanaan suatu kegiatan. Akan tetapi, faktanya saat ini antusiasme rekan-rekan mahasiswa mulai menurun untuk terlibat dalam bidang ini, bahkan kalah nge-trend dibandingkan dengan bidang-bidang kegiatan yang lainnya.”

“Benar!!! Apakah karena pergerakannya yang selalu hanya di belakang layar? Padahal mungkin saja hal itu akibat fenomena kurang paham akan fungsi dan asyiknya kesekretariatan. Sebaiknya janganlah memandang dari satu sisi saja serta mengabaikan fakta besarnya peranan kesekretariatan. So, kenapa hal ini mesti dibiarkan terjadi dan bagaimana menyikapinya? Demikianlah keadaan yang selama ini berlangsung dan semoga kesadaran membawa perubahan yang berarti! Selanjutnya selamat menikmati kejelasan apa itu?… Dari edisi pertama mengungkap dunia administrasi kesekretariatan organisasi kemahasiswaan.”

“Jatuh bangun dunia ini salah satunya ditentukan

dari kemampuan mengatur komunikasi informasi ~ pram160506”

”Apabila kita mencari seorang sekretaris setidak-tidaknya dia adalah seorang bodyguard, seorang pengawal gerbang, seorang diplomat, ataupun seorang yang berjiwa jenderal (Mafia Marchiavelli)”

DEFINISI

Banyak buku-buku hasil pemikiran para pelopor perkembangan manajemen ilmiah memberikan batasan yang berbeda mengenai administrasi dan sering memberikan pemahaman yang rumit untuk membedakan antara definisi administrasi dan manajemen.

“Secara klasik, manajemen adalah ilmu atau seni tentang bagaimana menggunakan sumber daya secara efisien, efektif dan rasional untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya (Muninjaya, 2004)”

Istilah administrasi berasal dari kata latin ”ad + ministered” yang mempunyai pengertian membantu, melayani, atau memenuhi. Administrasi (Administration atauAdministratie) adalah rangkaian kegiatan penataan yang dilakukan oleh sekelompok orang melalui usaha kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu.

“Administrasi adalah ilmu atau seni yang mempelajari kerjasama sekelompok orang dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan bersama (White)”

Sedangkan Kesekretariatan dapat diartikan sebagai keseluruhan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran (surat-menyurat) dan tugas-tugas bantuan lainnya dalam rangka menunjang kelancaran pencapaian tujuan organisasi.

Oleh karena itu pengertian Administrasi Kesekretariatan adalah keseluruhan proses pelaksanaan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan tugas-tugas bantuan lainnya, dalam rangka menunjang kelancaran pencapaian tujuan organisasi.

Lazim pula diIndonesia bahwa penggunaan administrasi kesekretariatan dapat digantikan dengan kata ketatausahaan. Tata Usaha berarti segenap rangkaian kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, mengendalikan, mengirim dan menyimpan informasi atau keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha kerjasama (Liang Gie).

”Empat aktor utama Organisasi adalah Kepemimpinan, Kesekretarian,

Keuangan dan Sumber Daya ~ pram160506”

POKOK PIKIRAN

Dari pembahasan pengertian diatas, maka dapat disarikan beberapa pokok pikiran dalam Administrasi Kesekretariatan antara lain :

1. Rangkaian Penataan

Ciri yang membedakan kegiatan administrasi umumnya dengan aktivitas lainnya yang dilakukan sekelompok       orang. Ketatausahaan merupakan proses penyelenggaraan dan penyediaan keterangan adalah wujud rangkaian dari beberapa kegiatan dan tidak mungkin bersifat tunggal. Adapun bentuk-bentuk pola penataan, yaitu

1. Merencanakan (Planning)
2. Menyusun (Arranging)
3. Menghimpun (Collecting)
4. Mencatat (Recording)
5. Mengolah (Processing)
6. Mengendalikan (Controlling)
7. Mengirim (Transfering)
8. Menyimpan (Filing) 

2. Sekelompok Orang (Organisasi)

Merupakan unsur terpenting dalam kehidupan administrasi kesekretariatan khususnya dan organisasi pada umumnya. Berupa kumpulan sumber daya manusia dengan jumlah minimal dua orang dan maksimal tidak terbatas.

3. Usaha Kerjasama

Adalah upaya bersama yang dilakukan sekelompok orang dalam suatu organisasi untuk suatu maksud tertentu dan tidak akan berhasil apabila hanya dilakukan oleh satu orang saja. Didalam usaha kerjasama ini akan tampak suatu hierarki organisasi, perencanaan program dan arah kebijakan yang jelas.

4. Orientasi Tujuan

Yang dimaksud dengan tujuan dalam administrasi kesekretariatan adalah orientasi dengan perbuatan-perbuatan nyata untuk memenuhi pencapaian target yang diperjuangkan bersama, berupa kebutuhan rohani dalam pemberian jasa dan kebutuhan jasmani (kualitas output).

Dengan demikian tampak jelas bahwa Administrasi Kesekretariatan tidak hanya sekedar pekerjaan membuat, mengirim dan menyimpan surat-surat saja. Akan tetapi lebih dari itu yang meliputi segenap proses penyelenggaraan, penataan dan penyusunan pekerjaan yang menunjang kehidupan organisasi untuk mencapai suatu tujuan.

Dari pokok-pokok pikiran tersebut, maka dapat digambarkan proses penerapan Administrasi Kesekretariatan, yakni sebagai berikut :

TUJUAN

Pelaksanaan Administrasi Kesekretariatan memiliki tujuan antara lain :

1. Memperlancar lalu-lintas dan distribusi informasi ke segala pihak baik internal maupun eksternal.
2. Mengamankan rahasia organisasi.
3. Mengelola dan memelihara seluruh dokumentasi organisasi yang berguna bagi kelancaraan pelaksanaan fungsi manajemen.

FUNGSI

Adapun fungsi dasar Administrasi Kesekretariatan adalah sebagai berikut :

1. Mengadakan pencatatan atau recording semua kegiatan manajemen.
2. Sebagai alat pelaksanaan pusat ketatausahaan.
3. Pengendali informasi internal dan eksternal organisasi
4. Sebagai alat komunikasi organisasi.
5. Sebagai alat pelaksana pemegang rahasia organisasi.
6. Sentral teknologi transfer informasi.
7.  Sebagai pusat dokumentasi atau master file.

Dengan demikian dapat dipahami bahwa segala kegiatan yang diselenggarakan dalam administrasi kesekretariatan adalah berhubungan dengan rangkaian kegiatan penataan yang  berfungsi sebagai unsur penunjang kelancaran untuk mencapai tujuan organisasi.

Keseluruhan fungsi utama Ketatausahaan tersebut haruslah dilaksanakan dalam suatu sistem yang telah disepakati bersama dalam suatu organisasi. Hal ini disebabkan prioritas betapa pentingnya peranan administrasi kesekretariatan dalam fungsi sebagai sumber informasi dan gambaran pertanggungjawaban kelak. Hendaknya juga dalam prakteknya kehidupan nyata suatu organisasi, kegiatan penunjang ini dilaksanakan dengan menerapkan prinsip efisien, efektif, rasional dan produktif.

RUANG LINGKUP

Secara sederhana, maka dapat dijabarkan ruang lingkup umum kegiatan administrasi kesekretariatan adalah meliputi :

1. Menyelenggarakan pembinaan ketatausahaan, khususnya yang berhubungan dengan tugas pekerjaan surat-menyurat yang meliputi perencanaan, pembuatan, penerimaan, pencatatan, pengolahan, pendisposisian, pendistribusian, dan penyimpanan surat.
2. Menyelenggarakan tata hubungan komunikasi secara internal maupun eksternal organisasi dengan tetap berada dalam satu kesatuan komando.
3. Menyelenggarakan dan mengatur pertemuan atau rapat-rapat.
4. Menyelenggarakan kegiatan organisasi yang bersifat rahasia.
5. Menyelenggarakan pengaturan penerimaan tamu atau kunjungan.
6. Menyelenggarakan pengaturan aktivitas sekretariat sebagai tempat organisasi.
7. Menyelenggarakan tugas bantuan lain yang bersifat menunjang dan menyediakan fasilitas teknologi transfer informasi, terutama untuk mengkoordinasikan pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan pokok organisasi.

PRINSIP

Berikut ini beberapa prinsip dasar sebagai pedoman guna menjalankan kegiatan administrasi kesekretariatan dengan baik adalah antara lain :

1. Jelas. Memiliki maksud, tujuan dan arah yang tepat guna dan masuk akal.
2. Sederhana. Ciptakan proses administrasi kesekretariatan yang praktis.
3. Fleksibel. Bersifat tidak kaku dan memungkinkan adanya improvisasi.
4. Bermetode. Dilandasi perhitungan matang demi tercapainya tujuan.
5. Sistem Kesatuan. Berada dalam suatu lingkaran sistem komando organisasi.

TATA LAKSANA

Dalam pembahasan kali ini, fokus dari pembahasan penatalaksanaan Administrasi Kesekretariatan adalah mengenali, mengerti dan memahami hal-hal yang mencangkup penjelasan dinamika peranan dari Sekretaris, seluk-beluk kegiatan surat-menyurat, penanganan ekspedisi surat, pengarsipan dokumen organisasi dan sistem transfer informasi.

Dinamika Sekretaris

Secara tidak langsung dalam kesuksesan perjalanan suatu organisasi sangat tergantung dari peran yang dilakoni oleh individu seorang Sekretaris beserta perangkat sumber daya kesekretariatannya. Seorang Sekretaris adalah aktor utama sebagai konseptor (Initiator) dalam dunia ketatausahaan dimana dalam melakukan kewajibannya haruslah  didukung anggota kesekretariatan yang bertindak sebagai pekerja (Worker) dan memiliki fasilitas sekretariat organisasi atau teknologi penunjang lainnya.

Pada dasarnya, pekerjaan Sekretaris dapat dibagi menjadi tiga tugas, yaitu :

1. Tugas Rutin

Adalah tugas-tugas umum yang hampir setiap hari dihadapi tanpa menunggu instruksi khusus dari pimpinan atau sudah harus dilaksanakan tanpa menunggu waktu, sesuai dengan yang telah diterapkan dalam uraian deskripsi tugas yang meliputi :

1. Menyusun dan mengurusi surat (Korespondensi).
2. Menata arsip dokumen (berkas).
3. Menerima dan melayani tamu organisasi.
4. Mengatur jadwal acara kegiatan internal dan eksternal organisasi.
5. Menyiapkan pembuatan laporan kegiatan organisasi.

2. Tugas Instruksi

Ialah tugas-tugas yang tidak selalu dilaksanakan oleh Sekretaris setiap hari, tetapi hanya dilakukan oleh sekretaris bila ada instruksi khusus dari pimpinan.

3. Tugas Kreatif

Merupakan tugas atas prakarsa Sekretaris, yakni tanpa diminta atau diperintah oleh pimpinan. Tugas ini merupakan hasil pertimbangan sekretaris tentang perlu tidaknya sesuatu hal dikerjakan, sehingga dapat membantu kelancaran pencapaian tujuan organisasi dan meringankan beban pekerjaan pimpinan yang meliputi :

1. Membuat perencanaan program kerja.
2. Pemantapan kepribadian dan pengembangan diri.
3. Efisiensi dan efektifitas pekerjaan.
4. Memahami peraturan atau keadaan organisasi tempat bekerja.